지이코노미 김정훈 기자 | 회의실 분위기가 갑자기 바뀐 것도 아니고, 새 장비가 줄지어 들어온 것도 아니다. 다만, 전라남도교육청 안쪽에서는 요즘 문서를 대하는 태도가 조금 달라지고 있다.

전라남도교육청이 글로컬미래교육과를 중심으로 문서중앙화 구축 시범 운영에 들어갔다. 기간은 지난해 12월 29일부터 1월 9일까지, 대상은 글로컬미래교육과 디지털인프라팀이다. 규모만 놓고 보면 조용한 실험이지만, 행정 흐름을 들여다보면 결코 가볍지 않은 시도다.

그동안 교육청 안의 문서들은 각자의 삶을 살았다. 담당자 PC에 잠들어 있거나, 팀 서버 한쪽 폴더에 묻혀 있거나, ‘누가 갖고 있는지’ 알 수 없는 상태로 떠돌기도 했다. 담당자가 바뀌면 문서를 찾는 데 반나절이 걸리고, 같은 제목의 파일이 여러 개 존재하는 일도 낯설지 않았다. “그 자료, 예전에 누가 만들었지?”라는 말이 자연스럽게 오가는 이유다.

이번 시범 운영은 그런 장면들을 줄여보자는 데서 출발한다. 문서를 한곳으로 모으고, 누가 언제 만들고 손을 댔는지 흐름을 남긴다. 저장 위치를 바꾸는 문제가 아니라, 행정의 기억 방식을 바꾸는 작업에 가깝다.

눈길을 끄는 건 디지털인프라팀을 첫 적용 대상으로 삼았다는 점이다. 시스템에 익숙한 팀에서 먼저 부딪혀 보고, 불편한 점과 장점을 모두 끄집어내겠다는 계산이다. 형식적인 시연이 아니라 실제 업무 속에서 “이건 편하다”, “이건 손이 더 간다”는 반응을 모으겠다는 의도다.

현장 반응도 엇갈린다. 문서를 찾느라 시간을 쓰지 않아도 된다는 점에서는 기대가 크다. 인수인계가 수월해질 수 있다는 점도 긍정적이다. 반면 익숙한 방식에서 벗어나야 한다는 부담도 분명히 존재한다. 중앙에서 관리되는 문서 체계가 자칫하면 또 다른 절차로 느껴질 수 있다는 우려도 나온다.

그럼에도 전남교육청이 이 시도를 멈추지 않는 이유는 분명하다. 교육 행정이 점점 복잡해지는 상황에서, 개인 기억과 경험에 기대는 방식에는 한계가 있다는 판단이다. 누가 바뀌어도 행정은 이어져야 하고, 기록은 남아야 한다는 문제의식이 이번 실험의 바탕에 깔려 있다.

이번 시범 운영의 성패는 숫자로 바로 드러나지 않는다. 문서 처리 속도가 얼마나 빨라졌는지보다, 직원들이 “이제 찾기 쉽다”, “정리된 느낌이 든다”고 말하게 되는지가 더 중요하다. 내부에서는 이 결과가 다른 부서로 확산될 수 있을지 가늠하는 기준이 될 것으로 보고 있다.

눈에 띄는 변화가 드러나지는 않지만, 이번 시범 운영은 교육 행정 내부의 문서 관리 방식을 점검하는 계기가 되고 있다. 전남교육청은 실제 업무 과정에서의 활용성과 보완점을 살펴본 뒤, 향후 적용 범위를 검토할 계획이다.